Die Buchhaltung ist ein wichtiger Teil des Rechnungswesens eines Betriebs. Sie listet alle Geschäftsvorfälle auf, und zwar in zahlenmäßiger, planmäßiger, lückenloser und sachlich geordneter Aufzeichnung. An dieser Stelle seufzen viele Selbstständige gequält, auch solche, die ihren Beruf lieben. Die Auflistung all dieser Ereignisse kostet Zeit und wird insbesondere von Kleinunternehmern oft als lästiges Übel empfunden.

Dennoch ist die Buchhaltung wichtig. Sie dient in ständig aktualisierter Form dem Unternehmen selbst als Überblick über dessen Profitabilität und bildet die Basis für zukünftige unternehmerische Planungen.  Zudem ist sie als gesetzlich verbindliche Auskunft für Behörden, allen voran für das Finanzamt, sowie etwaige Gläubiger unerlässlich. Das Hauptgebiet der Buchhaltung ist die Finanzbuchhaltung (Fibu). Je nach Größe und Beschaffenheit des Unternehmens können ihr weitere Abteilungen beigeordnet werden, so etwa die Lohnbuchhaltung (Gehälter), die Debitorenbuchhaltung (Forderungen an Kunden), die Kreditorenbuchhaltung (Verbindlichkeiten Lieferanten gegenüber) oder die Kosten- und Leistungsrechnung (Profitabilität einzelner Unternehmensteile oder Projekte).

Differenzierung bei Software- und Cloud-Lösungen

Trotz der hier nur angedeuteten Komplexität der Materie wird schnell klar, dass schon bei Kleinunternehmen, insbesondere bei expandierenden, eine Software zur Unterstützung nicht nur Zeit und Personal, sondern auch bares Geld spart. Daran interessierte Unternehmer sollten zunächst die Größe ihrer Firma hierbei im Blick behalten. Es gibt mittlerweile speziell ausgearbeitete Software für kleine, mittlere und große Unternehmen.

Neben Programmen, welche gekauft und dann installiert werden, haben sich die Lösungen in der Cloud entwickelt. Abstrahierte IT-Infrastrukturen werden dabei dynamisch dem Bedarf angepasst und stehen über ein Netzwerk zur Verfügung. Der Unterschied zu traditioneller Software liegt insgesamt darin, dass Programme zunächst erworben und installiert werden, der Service in der Cloud hingegen kann sofort eingesetzt werden, Änderungen werden automatisch vorgenommen.

Einige Softwarehersteller im Kurzprofil:


Lexware

Buchhaltungssoftware vom Hersteller Lexware wurde von mehreren einschlägigen Zeitschriften ausgezeichnet, beispielsweise im Fachmagazin Chip 02/2013 mit der Note „sehr gut“. Lexware bietet seine Software buchhalter 2013, die für Kleinbetriebe, Freiberufler oder Handwerker geeignet ist, in drei Versionen an. Das Programm hat einen integrierten Betriebsprüfermodus (GDPdU), der von unabhängigen Wirtschaftsprüfern zertifiziert wird. Die günstigste Version beinhaltet einfache Buchführung (EÜR), den kompletten Jahresabschluss mit Bilanz/ GuV, bietet die Möglichkeit elektronischer Umsatzsteuervoranmeldung sowie die Auswahl aller relevanten Kontenrahmen. Die etwas teureren Versionen buchhalter plus und buchhalter pro stocken diese Basiseinrichtung noch um online-banking mit Kontoabgleich oder der Mehrplatzfähigkeit auf. Kostenlos sind Demoversionen oder ein vierwöchiger Test erhältlich.


Scopevisio

Scopevisio, ein Softwareanbieter aus Bonn, hat eine Lösung entwickelt, die für Selbstständige und Freelancer interessant sein könnte. Die kostenlose Small Business Edition bietet wichtige Buchungsvorlagen, eine Betriebsauswertung als Basis für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), das Journal (Übersicht über alle getätigten Buchungen), grafische  Darstellungen der Betriebsentwicklung sowie monatlicher Einnahmen und Ausgaben und eine ELSTER-fähige Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Versand ans Finanzamt. Da die Small Business Edition auf ein Unternehmen und zwei User limitiert ist, können weitere User oder zusätzliche Funktionen wie Rechnungseingangsbuch oder Faktura bei Scopevisio hinzugebucht werden.

Solche zusätzlich buchbaren Leistungen, die bei einem externen IT-Dienstleister angefordert werden und die zu einer Auslagerung der firmeninternen Buchhaltung und IT-Infrastruktur führen, werden als Software as a Service (SaaS) bezeichnet. Sie sind ein wichtiger Teil des Cloud-Computings. Eine Aufstockung in diesem Bereich ist durch die für Gründer, Freiberufler, Selbstständige, Handwerker und Vereine einsetzbare Finanzen Smart Edition möglich.

Bilanzierungspflichtige Unternehmen können die Finanzen Business Edition erwerben, eine Rundumlösung bietet darüber hinaus der Buchhaltungsservice FibuTotal. Scopevisio beschreibt seine Entscheidung für SaaS-Lösungen als bewusst. Somit seien ein ortsunabhängiger Zugriff auf alle Daten und eine stets aktualisierte Software garantiert.


Collmex

Der Hersteller Collmex schlägt in dieselbe Kerbe und bietet bei Registrierung von Firmennamen, E-Mail-Adresse und weiterer Daten auch eine kostenfreie Version an. Die „Buchhaltung für Nicht-Buchhalter“ (Werbeslogan der Firma) existiert neben der free Version noch in den Abstufungen light und basic. Der Nutzer kann schon bei der kostenlosen Version eine Kleinunternehmerregelung auswählen und Buchungsvorlagen für wichtige Geschäftsvorfälle verwenden. Insgesamt sind jedoch die Leistungen, die diese günstige Lösung anbieten kann, überschaubar und für mittlere und größere Betriebe kaum geeignet.