Geschäftsessen sind vollkommen zu Recht ein beliebtes Kundenbindungs- und Kundenpflegeinstrument. Vor allem Letzteres muss betont werden, denn wie sogar das Finanzgericht München festgestellt hat: Um steuerlich geltend gemacht zu werden, muss dem Geschäftsessen kein unmittelbarer unternehmerischer Erfolg zurechenbar sein. Verwöhnen Sie also ruhig auch Bestandskunden von Zeit zu Zeit! In informeller Atmosphäre lassen sich so Netzwerke anbahnen, neue Geschäftsideen besprechen und ganz nebenbei noch unausgeschöpfte Renditepotenziale ausloten. Auch als elegante Abrundung eines erfolgreichen Geschäftsabschlusses oder zum Ausklang von Messen oder Kongressen sind ein gemeinsames Dinner oder ein gepflegter Lunch die perfekte Basis weiterer Geschäftsbeziehungen mit wichtigen Kunden oder Kooperationspartnern.

Restaurant oder Geschäftsräume – Das sind die Auswahlkriterien

Damit das Geschäftsessen in bester Erinnerung bleibt, gilt es ein paar essenzielle Parameter zu berücksichtigen. Dazu zählt zu allererst die Auswahl des Restaurants. Geht es um die Besprechung neuer oder anstehender gemeinsamer Projekte, sollte eine relativ intime, ruhige Atmosphäre gewährleistet sein. Oft bietet sich hierfür ein ausgedehnter Lunch eher an als ein gesetztes Abendessen, das wiederum die perfekte Kulisse für einen gelungen Geschäftsabschluss darstellt.

Wenn Sie unter Umständen sensible Themen oder noch unveröffentlichte Daten besprechen möchten, ist auch ein Geschäftsessen in den Räumen Ihres Unternehmens eine interessante Alternative. Was viele nicht wissen: Das Finanzamt behandelt dieses wie eine Bewirtung außer Haus. Sie können also ein Cateringunternehmen Ihrer Wahl mit der Beköstigung beauftragen und die Kosten steuerlich geltend machen. Dabei sollte vorab bedacht werden, dass hier der planerische Vorlauf etwas länger ist. Auch wird die Atmosphäre sachlicher, arbeitsorientierter und unter Umständen weniger gelöst ausfallen als im Lokal. Dies kann als Grundlage für anschließende Brainstorming-Sessions durchaus zuträglich sein. Soll das Essen aber als verwöhnendes Moment in Erinnerung behalten werden, wählen Sie vielleicht lieber ein schönes gastronomisches Ambiente.

Umgesetzte Kundenwünsche bleiben in bester Erinnerung

Bedenken Sie bei dessen Auswahl, ob Ihre Gäste bestimmte gesundheitliche oder religiöse kulinarische Anforderungen mitbringen. Unter Umständen lohnt es sich, diese vorher bei der Assistenz oder dem Kunden selbst zu erfragen. Natürlich können Sie dann auch gleich in Erfahrung bringen, ob dieser sich über eine bestimmte Lokalität besonders freuen würde. Ein gern gemachter Fehler ist das Overstatement: Um Ihren Kunden eine Freude zu machen, reservieren Sie einen Tisch in einem Sternerestaurant, während diese möglicherweise mehr Wert auf eine rustikal-regionale Küche gelegt hätten. Hier sollte der Wunsch des Kunden die Richtung angeben.

Das zeichnet Sie als perfekten Gastgeber aus

Seien Sie beim Termin idealerweise ein wenig vor dem Kunden da und nehmen Sie den reservierten Tisch vorab in Augenschein, so dass letzte Änderungen noch möglich sind. Sollten Sie mit Ihren Kunden zusammen kommen, kann diese Aufgabe eventuell an einen Mitarbeiter delegiert werden. Erwarten Sie Ihre Geschäftspartner dann vor der Tür, aber gehen Sie im Lokal am besten voran. Wenn Ihnen die Sitzordnung wichtig ist, weil Sie zum Zwecke des Networking bestimmte Nachbarn füreinander vorgesehen haben, so können Sie dezent und im Wege des Vorschlags darauf hinweisen. Ihr Geschäftspartner sollte immer in den Raum hinein sehen können – es sei denn, er wählt von sich aus einen anderen Ausblick. Ein schöne und gern gesehene Geste: Warten Sie nicht nur, bis Ihr Geschäftspartner, sondern auch Ihre Mitarbeiter sich gesetzt haben.

Budgetfragen sollten vorab geklärt sein

Haben Sie ein gesetztes Budget, gibt es die Möglichkeit der Menuauswahl. Grundsätzlich fühlen sich Geschäftspartner und Kunden aber freier und verwöhnter, wenn Sie die Speiseauswahl selbst treffen können. Im Fall des Falles empfiehlt es sich eher, ein Restaurant auszusuchen, in dem die gesamte Speisekarte sich im Rahmen des Budgets befindet, als eines, in dem nur ein Menu in Frage kommen kann. Klären Sie mit einem netten Satz vorab, wie viele Gänge angedacht sind und sorgen Sie dezent dafür, dass alle Anwesenden gleich viele Gänge bestellen. Natürlich gilt steuerlich betrachtet auch hier die Frage der Angemessenheit. Diese sollten Sie sich aber bereits bei Auswahl des Lokals stellen und keinesfalls, während Ihr Kunde seine Speisen auswählt. Denn am wichtigsten ist: Ein Geschäftsessen ist ein entspannter Anlass, bei dem es tendenziell weniger formell und vor allem weniger renditeorientiert zugeht als tagsüber während der Meetings oder am Messestand.