dass Sie in Ihrer Bilanz für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ggf. eine Rückstellung bilden müssen und dadurch Ihre Steuerlast senken können? Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen ergibt sich aus den § 257 HGB und § 147 AO.

Nachfolgend ein Beispiel für die sog. Finanzamtsmethode gem. § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG:

 

Fallbeispiel:

Einzelunternehmer A bewahrt seine Geschäftsunterlagen in einem Nebenraum seines Betriebsgebäudes auf. Nach dem Bilanzstichtag ist mit folgenden Kosten für die Aufbewahrung der (entstandenen) Geschäftsunterlagen zu rechnen:

  • anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum (jährlich) 900 EUR

  • AfA für Einrichtungsgegenstände (jährlich) 200 EUR

  • Kosten für Hard- und Software zur Lesbarmachung der Daten (jährlich) 100 EUR

  • Kosten der Datensicherung (einmalig) 200 EUR.

Die Rückstellung kann wie folgt berechnet werden:

  • anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum 900 EUR

  • AfA für Einrichtungsgegenstände 200 EUR

  • Kosten für Hard- und Software zur Lesbarmachung der Daten 100 EUR

  • jährlich anfallende rückstellungsfähige Kosten 1.200 EUR x 5,5 = 6.600 EUR

  • Kosten der Datensicherung 200 EUR

Rückstellungsbetrag insgesamt 6.800 EUR (das dürfen Sie als Aufwand in Ihrer Bilanz buchen)

Ein aktuelles BFH- Urteil vom 18.01.2011, X R 14/09 bestätigt diese Handhabung, sodass Sie sich bei einer Betriebsprüfung auch noch darauf berufen können.

 

Merke:

Die handelsrechtliche Vorgehensweise unterscheidet sich ganz wesentlich von der steuerlichen Handhabung. Denn durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) ist die Rückstellungsbewertung erheblich verändert worden, was aber das Finanzamt diesmal nicht tangiert. Es gibt also auch mal gute Nachrichten aus dem Steuerchaosland…